1. Öz vaxtınızı idarə edin
Yəqin ki, hər kəs vaxtının hara getdiyini anlamayan menecerləri tanıyır: bütün günü işlə məşğuldular, amma heçnə çatdırmırlar. Nəticədə şöbənin işi gecikir, son bitirmə tarixni qaçırdır və xaos yaranır. Menecer vaxtını düzgün bir şəkildə bölüşdürərsə, komandanın saat kimi işləyər.
Vaxtınızı necə idarə etmək olar?
– Vaxtınızı daim təhlil edin və qeydlər aparın. Ən çox vaxtınızı nə aparır?
– Tapşırıqları prioritet və qeyri- prioritetlərə bölüşdürün və birləşdirin. Gün ərzində yalnız vacib tapşırıqlarla məşğul olun.
– İşlərinizi ən azı bir gün əvvəl planlaşdırın və plana ciddi riayət edin
İşçilərin fəaliyyətinə bu necə təsir edir? Bir menecer nümunəsini gözləri önündə görən işçilər tədricən iş vaxtının idarə edilməsində daha diqqətli və intizamlı olurlar.
2. Tapşırıqları icraçılara düzgün çatdırmağı öyrənin
Yeni verilən tapşırığın keyfiyyətli icra edilməsini istəyirsinizsə, mütləq işçiyə ətraflı məlumat verin. Tapşırığın məntiqi, gözləntilərinizi və qiymətləndirmə amillərini başa salın. Düzdür belə yanaşma çox vaxt aparır. Amma işçiyə verilən tapşırığın mənasını, məntiqini və gözləntiləri anlatmayanda, işin icrası zamanı çox səhvlər edilir. Bu səhvlərin düzəldilməsi vaxt itkisidir. Verilən tapşırıqların ikimənalı şərhi olmamalıdır.
3. Diqqətinizi prosesə deyil, nəticəyə yönəldin
Sözsüz ki, düzgün qurulmuş bir proses olmadan nəticə yoxdur və menecerin vəzifələrindən biri də bu prosesi təşkil etməkdir. Ancaq çoxları prosesi təşkil etməyə o qədər aludə olur ki, son hədəfi unudurlar. Ancaq məhz onun uğuru üçün menecerə ehtiyac var. SMART (Specific ( dəqiq) Measurable (ölçülən), Achievable (mümkün olan), Relevant (uyğun), Time bound (vaxtla məhdud olan) yanaşmasının əsasında hədəflər təyin edin. Lahiyyənin hər etapının başlanma, bitmə tarixiləri və cavabdeh şəxsi olmalıdır. Bu işçilərin fəaliyyətinə necə təsir edir? Vaxt keçdikcə, işçilər də prosesə deyil, nəticəyə fokuslanırlar.
4. Mütəxəssis olmayın, idarəçi olun
Mütəxəssis kimi işləməyi dayandırın. Yalnız prioritet lahiyyələrlə məşğul olun, qalanlarını isə həvalə edinBu xüsusilə təcrübəsiz menecerlərə və “Yaxşı olmasını istəyirsənsə, özün et” prinsipinə əsasən yaşayan perfeksionist liderlər aid olan bir xüsusiyyətdir. Nəticədə, menecer, qollarını çırmalayaraq, bir mütəxəssisin tapşırığının öhdəsindən uğurla gəlir. Bunun nəticəsi nədir? Menecer tapşırıqlarını yerinə yetirmək üçün vaxt çatışmazlığı. Hansı tapşırıqların həvalə edilməli olduğunu və hansının isə özünün yerinə yetirməli olduğunu necə təyin etmək olar? Burada vahid yanaşma yoxdur. İşin tezliyinə, təcili və vaxt məsrəfinə diqqət yetirə bilərsiniz. Əsas prinsipə riayət etmək vacibdir: həvalə edərkən işçiyə yalnız vəzifələri deyil, müvafiq səlahiyyətləri də ötürürük. Bu o deməkdir ki, məsələn, bir işçiyə standart bir müştəri problemini araşdırmağı həvalə edə bilərsiniz. Ancaq eyni zamanda, problemin həllinə müdaxilə etmək hüququnu özünüzdə saxlamalısınız, məsələn, müştəriyə əlavə endirim etmək (işçinin bu kimi qərarlar qəbul etmək səlahiyyəti yoxdur, çünki sizdən fərqli olaraq, şöbənin işinin nəticələrinə görə məsuliyyət daşımır). Bu işçilərin fəaliyyətinə necə təsir edir: işçilər “geri həvalə” etməyi dayandırır və müstəqil və məsuliyyətli olmağı öyrənirlər.
Komandanızın daha məhsuldar olmasına kömək edə biləcək başqa bir şey də var. İşçilərinizi motivasiya edin. Bu, onların effektivliyini artıracaq. İdeal olar ki, hər bir işçi üçün 10 dəq. vaxt ayırıb şəxsən söhbət edəsiniz. Təlimçi lider olun. Bacarıqlarınızı paylaşın, öyrədin və yol göstərin. Faydasız təmasların, yəni çox vaxt aparan iclasrarın sayını azaldın. İclas 1 saatdan çox olmamalıdır. Bəzi şirkətlərdə menecerlər işçilərər anlaşılmaz tapşırıqlar verir, bundan sonra deyilənləri unudur və uyğun gördüyü zaman yenidən ona qayıdır. Belə hallar komandanı demotivasiya edir. Bunun əvəzində fikirləşilmiş, planlaşdrılmış tapşırıqlar verin.
Uğurlar!